Sofia · para clínicas dentárias
Nenhum paciente sem resposta. Nenhuma cadeira vazia.
A Sofia responde no WhatsApp e no Instagram da sua clínica, marca na agenda e lembra o paciente.
Ou escreva para geral@fluxovate.pt
o número de sempredesde 29 €/mês, sem IVA2 meses a metade do preço, sem fidelização
Exemplo ilustrativo: a conversa e os nomes não são reais.
Uma noite na clínica · exemplo
O paciente escreve às 22h. A receção vê de manhã que já está tratado.
Marcações automáticas por WhatsApp — o agendamento de consultas sem ninguém ao telefone, e com a receção a ver tudo.
O paciente manda uma nota de voz: quer uma avaliação, ao fim da tarde.
A Sofia percebe, oferece duas vagas livres na agenda e marca a escolhida.
A receção abre a área de cliente: a marcação está na agenda, com a conversa e a nota de voz em texto.
Se o paciente falar de uma urgência, a conversa chega logo à receção, com o resumo. A Sofia trata do repetido; a receção, do que precisa de uma pessoa.
A conta da cadeira vazia
Quanto vale um horário que não fica vazio?
Um exemplo ilustrativo, com as hipóteses à vista. Troque-as pelas da sua clínica.
A sua agenda
Como se liga à agenda da clínica.
Hoje: Google Calendar
A Sofia liga-se ao Google Calendar, nos dois sentidos: o que a receção marca lá, a Sofia vê; o que a Sofia marca, aparece lá.
Usa outro software de gestão clínica?
Diga-nos qual: avaliamos a ligação. Enquanto ela não existir, o plano Informações responde aos pacientes e passa os pedidos de marcação à receção. Dizer qual uso
As regras
A IA conversa. As regras decidem.
Diz que é uma assistente virtual
Logo na primeira mensagem. Nenhum paciente é levado a pensar que fala com uma pessoa.
Só marca na agenda real
Oferece as vagas livres na agenda da clínica, com a duração de cada tratamento. Duas marcações nunca ocupam a mesma cadeira.
Passa a uma pessoa quando deve
Urgências, dúvidas sobre um tratamento e pedidos para falar com alguém chegam logo à receção, com o resumo da conversa.
O que a Sofia não faz
- Não substitui a receção.Apoia-a: responde fora de horas e às perguntas repetidas, e passa a uma pessoa o que precisa de uma pessoa.
- Não marca fora da agenda real.Se a vaga não está livre na agenda, não a oferece. Nem por insistência.
- Não escreve a quem não pediu.Não faz campanhas a pacientes antigos: o lembrete para voltar só vai a quem aceitou recebê-lo.
Perguntas das clínicas dentárias
O que nos perguntam antes de começar.
RGPD e WhatsApp: como ficam os dados dos pacientes?
A clínica é a responsável pelo tratamento e a Fluxovate trata os dados por conta dela, como subcontratante. A aplicação, a base de dados e o modelo de linguagem correm na União Europeia, e os dados de cada clínica estão separados dos das outras. As mensagens de voz são transcritas: guarda-se o texto, não o áudio. A Sofia foi desenhada para respeitar a proteção de dados; os pormenores estão na Política de Privacidade.
A Sofia substitui a receção?
Não. Apoia a receção: responde fora de horas e às perguntas repetidas, e passa a uma pessoa o que precisa de uma pessoa, com o resumo da conversa. A receção pode continuar a responder pela app WhatsApp Business, no mesmo número.
Quem vê as conversas?
A equipa da clínica, na área de cliente, com entrada por um código enviado por e-mail. Quando a Sofia avisa a equipa por e-mail de que uma conversa precisa de uma pessoa, o aviso leva o nome, o contacto e o motivo — nunca o texto das mensagens.
Tenho de mudar de número ou deixar a app WhatsApp Business?
Não. O número continua o mesmo e a equipa continua a usar a app WhatsApp Business, quando quiser.
Como é que a Sofia ajuda a reduzir as faltas?
Com o lembrete na véspera, com um botão para confirmar ou remarcar: quem não pode vir remarca ali, e a vaga volta a abrir — também para a lista de espera. Não prometemos uma percentagem de redução: cada horário recuperado fica contado na área de cliente.
Funciona com o meu software de gestão clínica?
Hoje, a Sofia liga-se ao Google Calendar. Usa outro software de gestão clínica? Diga-nos qual: avaliamos a ligação. Enquanto ela não existir, o plano Informações responde aos pacientes e passa os pedidos de marcação à receção.
E se a clínica quiser terminar?
Os dois primeiros meses são um período experimental, a metade do preço e sem fidelização. Se decidir continuar, a subscrição passa ao preço normal, com fidelização de seis meses, renovada automaticamente por iguais períodos, nos termos do contrato. Preços sem IVA. Ao sair, a clínica leva os seus dados e desligamos o número da Sofia.
Quem está por trás
Eu acompanho pessoalmente o arranque da sua clínica: a configuração, os testes com a receção e as primeiras semanas. E no fim do período experimental conto consigo o que se recuperou.
Márcio Resende, fundador da Fluxovate
Veja a Sofia com os tratamentos da sua clínica.
Uma demonstração de 20 minutos, numa agenda de teste, com a receção presente se quiser. Sem compromisso.
Ou escreva para geral@fluxovate.pt