Política de Privacidade
O Fluxovate é um assistente de marcações por WhatsApp para clínicas — e, quando a clínica o liga, também pelas mensagens diretas do Instagram. Esta política explica que dados tratamos, porquê, durante quanto tempo, e com quem os partilhamos. Está escrita para ser lida — não para ser aceite sem ler.
Quem trata os dados
Nas conversas com pacientes, a clínica que subscreve o serviço é a responsável pelo tratamento e o Fluxovate é subcontratante: tratamos os dados dos pacientes apenas por instrução da clínica e para lhe prestar o serviço. Relativamente aos dados de conta da própria clínica, o Fluxovate é o responsável pelo tratamento.
Que dados tratamos
| Categoria | O que inclui | Para quê |
|---|---|---|
| Dados do paciente | Número de telefone (no Instagram, o identificador e o nome de utilizador da conta), nome (quando indicado), mensagens trocadas com o assistente (as mensagens de voz são transcritas para texto; guarda-se o texto, não o áudio). Quando a clínica liga essas funções: a resposta ao inquérito depois da consulta e a opinião sobre a conversa com o assistente, o registo de presença ou falta, e o pedido de aviso se vagar um horário | Marcar, remarcar, cancelar e lembrar consultas; responder a perguntas de informação; perguntar como correu a consulta, propor outra data a quem não pôde vir e avisar de vagas, se a clínica o pedir |
| Dados da marcação | Serviço, data e hora, estado da marcação | Gerir a agenda e evitar sobreposições |
| Dados da clínica | Nome, contactos, horários, informação que a clínica escreve para o assistente responder | Configurar e prestar o serviço |
| Dados de calendário (Google) | Eventos do calendário principal da conta que a clínica autorizar | Saber quando a clínica está ocupada e escrever lá as marcações feitas pelo assistente |
Dados obtidos através de APIs da Google
Em resumo: a autorização que a clínica dá permite-nos ler e escrever eventos no calendário principal dela. Usamos esses dados só para saber quando há vagas e para lá colocar as consultas marcadas. Não os vendemos, não os usamos para publicidade e não os usamos para treinar modelos de inteligência artificial.
O que acedemos
Pedimos um único âmbito de autorização:
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — ver e editar
eventos. Não pedimos acesso à gestão de calendários, às permissões de
partilha, nem a qualquer outro serviço da conta Google.
Como usamos
- Ler eventos do calendário principal, para saber que horas estão ocupadas e não propor uma vaga que já não existe.
- Criar, alterar e apagar eventos correspondentes às consultas marcadas, remarcadas ou canceladas através do assistente.
O que fica escrito nos eventos que criamos
Um evento criado pelo Fluxovate contém o serviço, a data e a hora, o nome do paciente quando ele o tiver indicado, o número de telefone a partir do qual escreveu, e uma referência interna que permite à clínica encontrar a marcação no nosso sistema. É o mínimo de que a receção precisa para saber quem esperar e como contactar a pessoa.
Além disso, e apenas se a clínica ativar essa opção, o evento pode conter a frase que o paciente escreveu ao pedir a marcação, tal como ele a escreveu. Esta opção vem desativada e só a clínica a pode ligar. A razão de ser uma escolha dela e não nossa: essa frase pode conter informação de saúde, e a decisão de a enviar para um sistema de terceiros cabe ao responsável pelo tratamento dos dados, que é a clínica. O texto nunca é gerado nem resumido por inteligência artificial — é uma cópia literal da mensagem do paciente.
O conteúdo dos eventos que a clínica já tinha na agenda não é lido para nenhum outro fim: guardamos apenas o identificador do evento e o intervalo de tempo que ocupa, para bloquear esse período. Títulos, descrições, participantes e anexos desses eventos não são armazenados.
Como guardamos
- A credencial de acesso (refresh token) é guardada cifrada, e nunca é legível em texto simples pela aplicação nem por nós.
- Os dados de cada clínica estão isolados dos das restantes por várias camadas independentes, incluindo isolamento imposto pela própria base de dados.
- Os servidores e a base de dados estão alojados na União Europeia.
Com quem partilhamos
Os dados obtidos através das APIs da Google não são partilhados com terceiros, com uma exceção necessária ao funcionamento: para redigir respostas, o assistente envia ao modelo de linguagem apenas factos já apurados pelo nosso código — por exemplo "há vaga às 09:00 e às 09:15". Não envia o calendário, não envia a base de dados e não envia dados de outras clínicas.
A utilização e transferência de informação recebida das APIs da Google pelo Fluxovate obedece à Política de Dados de Utilizador dos Serviços de API da Google, incluindo os requisitos de Utilização Limitada.
Como se revoga
A clínica pode desligar o calendário a qualquer momento na página de estado do serviço, ou retirar a autorização diretamente em myaccount.google.com/permissions. Quando a autorização é retirada, apagamos a credencial guardada e deixamos de aceder ao calendário. As consultas já marcadas continuam registadas no Fluxovate, porque são dados da clínica e não da Google.
Inteligência artificial
As respostas são escritas por um assistente automático, e isso é dito ao paciente na primeira resposta de cada conversa. O modelo de linguagem recebe apenas os factos apurados pelo nosso código e a informação que a clínica escreveu; tudo o que escreve é verificado antes de sair, e uma resposta que contenha uma hora ou data que não conste desses factos é descartada. Os dados tratados não são usados para treinar modelos.
Dados de saúde
O serviço não pede nem precisa de informação clínica. Se um paciente escrever espontaneamente algo sobre a sua saúde, essa mensagem fica no histórico da conversa como qualquer outra, mas não é extraída para os nossos registos de auditoria nem usada para qualquer outro fim.
A quem confiamos dados (subcontratantes)
Para prestar o serviço usamos os fornecedores abaixo. Cada um trata apenas o necessário para a sua função, por nossa conta e com contrato que o obriga a proteger os dados. O servidor, a base de dados e o modelo de linguagem ficam na União Europeia; quando algum fornecedor trata dados fora do Espaço Económico Europeu, fá-lo com as garantias previstas no RGPD (decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo).
| Fornecedor | O que faz por nós |
|---|---|
| Meta (WhatsApp Business e Instagram) | Envio e receção das mensagens de WhatsApp e, quando a clínica o liga, das mensagens diretas do Instagram |
| Google Cloud (Vertex AI) | Modelo de linguagem que lê as mensagens e redige respostas (região da UE) |
| Google (Calendar) | Agenda da clínica, quando a clínica a liga |
| Supabase | Base de dados (região da UE) |
| Hetzner (Alemanha) | Servidor onde corre o serviço: recebe as mensagens, prepara as respostas e envia os lembretes (centro de dados na Alemanha) |
| Resend | Envio dos emails com os códigos de acesso à área de cliente e, quando a clínica não tem número da receção configurado, do aviso à equipa de que uma conversa precisa de uma pessoa (nome e contacto do paciente e o motivo — nunca o texto das mensagens) |
| Sentry | Registo de erros técnicos (região da UE) |
| Cloudflare | Alojamento do site e ligação segura ao servidor |
| InvoiceXpress (Portugal) | Emissão das faturas do serviço às empresas clientes, em software certificado pela Autoridade Tributária (nome, NIF, morada e email de faturação da empresa) |
Durante quanto tempo guardamos
- Mensagens e marcações: enquanto a clínica for cliente, e depois pelo prazo que a lei exigir à clínica.
- Perguntas sem resposta (usadas para mostrar à clínica que informação lhe falta escrever): 90 dias, sem qualquer ligação ao paciente que as fez.
- Credenciais de calendário: até a autorização ser retirada.
Direitos do titular dos dados
Qualquer pessoa pode pedir acesso, retificação, apagamento, limitação ou portabilidade dos seus dados, e opor-se ao tratamento. Como os pacientes são clientes da clínica, o pedido deve em regra ser dirigido à clínica, que nos transmite a instrução; se nos for dirigido diretamente, encaminhamo-lo para a clínica e ajudamos a executá-lo. Há também o direito de reclamar junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados.
Contacto
Para qualquer questão sobre esta política ou sobre os seus dados: privacidade@fluxovate.pt.